Как и зачем страна переходит на электронные трудовые книжки

Апрель 22 10:18 2020

До конца года все работники должны решить, продолжать ли вести трудовую книжку в привычном бумажном виде или переходить на электронную версию. На что повлияет это решение и что ждет работников и работодателей дальше, пояснила начальник отдела персонифицированного учета Управления Пенсионного фонда РФ в Барнауле Лариса Митрохова.

Коллаж Александра Ермоловича

Пошагово

Лариса Владимировна, расскажите, как завести электронную трудовую книжку. Что для этого нужно сделать работнику и работодателю?

До 30 июня включительно работодатели в письменной форме уведомляют каждого работника об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Тот должен сделать выбор, подав письменно одно из заявлений: о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении ее в электронном виде. Такие заявления должны быть предоставлены до 31 декабря 2020 года.

Работнику, подавшему заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, работодатель выдает бумажный вариант на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение.

С 1 января 2020 года работодатели обязаны ежемесячно предоставлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности и кадровых изменениях, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян. Начиная с 1 января 2021 года при приеме на работу или увольнении сведения об этом должны передаваться в Пенсионный фонд не позднее, чем на следующий день. В связи с этим Управление Пенсионного фонда РФ в Барнауле проводит целый ряд семинаров, где разъясняет, как предоставлять отчеты по-новому. Только в январе было проведено 16 таких семинаров, участниками которых стало почти 5500 страхователей Барнаула. Страхователи задают очень много вопросов, поскольку тема для всех совершенно новая. Первый отчет в 2020 году предстояло сдать не позднее 17 февраля, поэтому и в феврале, и в марте мы проводили еще семинары для тех, кто хочет получить дополнительную информацию.

Со стороны работника все выглядит просто. А как быть тем, кто устроится на работу только в следующем году? Как они будут решать, в каком виде вести учет сведений?

— У граждан, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 года, сведения о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде, без оформления бумажной трудовой книжки.

В сравнении

Какая вообще информация хранится в электронной трудовой книжке?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке: это информация о работнике; сведения о приеме, увольнении, переводе на другую работу; о месте работы; о должности, профессии, специальности, квалификации, структурном подразделении; о виде поручаемой работы.

Удобства ЭТК понятны, а есть ли, напротив, минусы у бумажных трудовых книжек, которые будут мешать, если работник решит оставить бумажный вариант?

Они менее удобны и для работника, и для работодателя. Электронная версия сводит к минимуму ошибочные, неточные и недостоверные сведения о трудовой деятельности, которые, к сожалению, встречаются в бумажных документах. Кроме того, происходит снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.

Работник, в свою очередь, получает удобный и быстрый доступ к информации о своей трудовой деятельности. Он может использовать данные электронной трудовой книжки для получения государственных услуг. ЭТК открывает дополнительные возможности дистанционного трудоустройства. И, что немаловажно, она обеспечивает высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Более 3900 работающих жителей Барнаула подали заявление о ведении электронной трудовой книжки.

А если я уже написала заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, я могу передумать?

Если работник решил вести трудовую книжку на бумажном носителе дальше, за ним сохраняется право в последующем подать заявление о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

То есть при сохранении бумажной трудовой книжки сведения о трудовой деятельности параллельно все-таки вносятся и в электронную форму?

Да, при сохранении работником бумажной трудовой книжки работодатель продолжит вносить сведения и в электронную, и в бумажную книжку. И право на дальнейшее ведение трудовой книжки сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.

Добавим, что сведения из ЭТК работник сможет получить в электронном виде через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на портале государственных услуг, а также в бумажном виде, подав заявку:

— работодателю (по последнему месту работы);

— в территориальном органе Пенсионного фонда России;

— в Многофункциональном центре.

Дополнительную информацию, а также образцы форм и порядок их заполнения можно получить на официальном сайте ПФР: http://www.pfrf.ru.